Panduan Pengguna Ajara

HR / Learning Management Platform — ajara.id

Tentang Ajara

Apa itu Ajara?

Ajara (ajara.id) adalah platform HR / learning management untuk mengelola program pembelajaran dan seleksi bagi karyawan/peserta di berbagai perusahaan klien.

Empat peran utama, dari akses terluas ke paling terbatas:

Peran	Istilah di aplikasi	Cakupan
Admin Organization	Organization Admin	Mengelola seluruh organisasi & memantau semua program
Operator	Operator	Mengelola program, aktivitas, dan peserta satu perusahaan
Viewer	Viewer	Melihat laporan & dashboard (read-only)
Participant	Participant	Mengikuti program: mengerjakan aktivitas/asesmen

Matriks Hak Akses

Kemampuan	Admin Org.	Operator	Viewer
Mengelola perusahaan	✔️	–	–
Mengelola anggota & akses	✔️	–	–
Mengundang kontak	✔️	✔️	–
Membuat & mengedit program/tes	✔️	✔️	–
Mengelola peserta	✔️	✔️	–
Menilai submission	✔️	✔️	–
Melihat laporan & dashboard	✔️	✔️	✔️

Admin Organization

Siapa Admin Organization?

Pemilik/pengelola akun organisasi — mis. agensi HR yang menangani beberapa perusahaan klien sekaligus.

Tidak mengerjakan program secara langsung. Tugasnya:

• Menambah & mengelola perusahaan klien
• Mengundang & mengelola Operator dan Viewer
• Memantau seluruh program dan peserta lintas perusahaan (read)
• Mengatur profil & keamanan akun organisasi

Tampilan Utama

Sidebar 5 menu: Dashboard, Programs, Companies, People, Participants

Menambah Perusahaan Klien

1. Menu Companies → Add New Company
2. Isi Company Name (+ logo opsional)
3. Opsional: isi Admin Account untuk buat akun Admin-Company langsung
4. Create Company

Mengundang Operator / Viewer

1. Menu People → tab Members → Add People
2. Isi Nama, Email, No. Telepon
3. Pilih Role: Operator / Viewer / Organization Admin
4. Centang Company yang ditugaskan → Add Person

Undangan pending sampai penerima mengatur kata sandinya sendiri.

Matriks Roles & Pemantauan

Menu People → Roles menampilkan matriks kapabilitas resmi 3 peran.

Menu Programs & Participants (tingkat organisasi) menampilkan data lintas semua perusahaan, dengan filter pencarian & sort.

Operator

Siapa Operator?

Ditugaskan Admin Organization untuk mengelola satu (atau beberapa) perusahaan klien — staf HR/HC atau konsultan.

Bisa: mengundang peserta, membuat/edit program & tes, mengelola peserta, menilai submission, melihat dashboard

Tidak bisa: mengelola perusahaan (companies) atau anggota organisasi (members)

Masuk Pertama Kali & Dashboard

1. Buka tautan undangan → isi New password → Create account and continue
2. Login di /signin/company, tab Perusahaan

Sidebar tingkat perusahaan: Dashboard, Programs, Viewers

Membuat Program

Menu Programs → + Add Program:

• Judul & Deskripsi (wajib)
• Tanggal mulai/selesai (opsional — kosong = tanpa batas waktu)
• Akses Terbuka (toggle, default aktif)
• Berurutan (toggle, default nonaktif) — aktivitas harus dikerjakan urut

Sidebar di Dalam Program

Menu	Fungsi
Dashboard	Ringkasan performa program
Aktivitas	Kelola tes, absensi, materi
Peserta	Undang & kelola peserta
Pengumpulan	Lihat & ekspor hasil jawaban
Evaluasi	Nilai jawaban peserta
Pengaturan	Judul, jadwal, akses program

Halaman Aktivitas: 4 Tombol

Menu Aktivitas punya 4 aksi: Kelola Pre/Post Test · Buat Absen · Tambah Materi · + Buat Test

Membuat Tes — 3 Tab

Informasi Dasar → Judul, jadwal, Single/Multiple Take, durasi, ringkasan tes

Tipe Pertanyaan → Kuesioner/Tugas, Individual/Group Activity

Pertanyaan → tambah soal, klik Buat Tes untuk simpan

Catatan

Tombol mulai = “Buat Test” (Inggris); tombol akhir = “Buat Tes” (Indonesia) — bukan salah ketik.

6 Tipe Pertanyaan

Tipe	Dinilai otomatis?
Esai	Tidak — manual
Pilihan Ganda	Ya
Likert	Tidak berlaku
Unggah Berkas	Tidak — manual
Coding	Otomatis (runner)
SQL	Otomatis (runner)

Membuat Materi & Absen

Materi — konten bacaan/video (Judul, Deskripsi, Unggah file atau URL, Visibility)

Absen (baru didokumentasikan) — periode check-in kehadiran (Judul, Tanggal Mulai/Selesai, Visibility)

Pasangan Pre/Post-Test

Kelola Pre/Post Test menghubungkan dua tes (Pre-Test & Post-Test) untuk membandingkan nilai peserta sebelum/sesudah pelatihan.

• Isi Nama Pasangan
• Pilih tes untuk Pre-Test dan Post-Test

Peringatan

Bug nyata aplikasi: sebelum memilih tes, muncul teks mentah “programs.testPairs.noActivitiesLinked” (kunci terjemahan belum diterjemahkan) — abaikan saja.

Ikon & Visibility Aktivitas

Tiap baris Aktivitas: drag handle · badge tipe · ikon visibility (mata) · Lihat · Edit · Hapus

Visibility	Arti
Visible	Semua peserta berhak bisa akses
Require approval	Perlu di-Grant Operator dulu
Not visible	Disembunyikan total

Mengundang Peserta & Viewer

Peserta: menu Peserta → Tambah Peserta → email (atau Impor CSV) → Kirim Undangan

Viewer: menu Viewers (tingkat perusahaan) → Invite by email → Send invite

Badge status peserta: Not Registered → Active (+ Public Link jika self-enrollment)

Menyetujui Akses (Grant)

Saat aktivitas Require approval: kolom menampilkan tombol 🔒 Grant per peserta.

Klik Grant → berubah jadi 🔒 Has access. Tidak ada tombol “revoke” terpisah — kembalikan visibility ke Visible/Not visible untuk mencabut akses massal.

Pengumpulan & Evaluasi

Pengumpulan — tabel jawaban per aktivitas (Percobaan, Nilai, Nilai Maksimal) + Export Excel

Evaluasi — Pilihan Ganda/Likert dinilai otomatis; Esai/Unggah Berkas/Coding/SQL dinilai manual oleh Operator

Pengaturan Program

Judul & Deskripsi · Jadwal · Akses Program · Urutan Aktivitas · Akses Mobile · Tinjauan Nilai · Public Link Enrollment · Field Registrasi · Zona Berbahaya (hapus program)

Public Link Enrollment

Aktifkan toggle → sistem membuat tautan publik ajara.id/public-program/<kode> untuk pendaftaran mandiri tanpa undangan satu-per-satu.

Peserta yang bergabung lewat tautan ini langsung Active + badge Public Link — tetap wajib verifikasi email sebelum mengerjakan aktivitas.

Viewer

Siapa Viewer?

Akses paling terbatas: hanya bisa melihat, tidak bisa membuat/mengubah/menghapus apa pun.

Sidebar hanya Dashboard dan Programs — di dalam program hanya Dashboard/Aktivitas/Peserta/Pengumpulan (tanpa tombol aksi). Menu Evaluasi dan Pengaturan tidak muncul sama sekali.

Participant (Peserta)

Bergabung & Login

Lewat undangan Operator: klik tautan email → isi Password → Register

Lewat Public Link: buka tautan publik program → isi Email, Nama, Password → langsung aktif

Login di /signin, tab Peserta

Dashboard & Detail Program

Dashboard menampilkan kartu program yang diikuti (progres “x dari y selesai”).

Detail program: satu daftar gabungan tes + materi, dengan badge status Belum Dimulai / Sedang Berlangsung / Selesai

Mengerjakan Asesmen (1/2)

Klik ▷ pada aktivitas → halaman intro (judul, durasi, petunjuk) → Mulai Tes

Mengerjakan Asesmen (2/2)

Jawab soal → Kirim & Selesai → konfirmasi “Ya, Selesaikan” (final, tidak bisa dibatalkan) → halaman “Tes Selesai”

Batas Waktu & Aktivitas Terkunci

Penting

Timer berjalan sejak Mulai Tes. Waktu habis → sistem auto-submit jawaban yang ada.

Catatan

Aktivitas berstatus “Belum Dimulai” tapi tidak bisa dibuka? Kemungkinan Require approval — hubungi Operator untuk di-Grant.

Akun Pengguna

Sama untuk Semua Peran

Klik nama Anda di pojok kiri bawah:

• Account settings — ubah nama, foto, telepon, kata sandi
• Change language — EN / ID / JP
• Sign out

Terima Kasih

Referensi Lengkap

Panduan mendalam (langkah demi langkah, semua opsi, contoh nyata) tersedia di situs dokumentasi lengkap:

Panduan Pengguna Ajara — versi website (Quarto)

Dokumen ini adalah ringkasan slide dari situs tersebut; untuk detail penuh tiap fitur, lihat halaman per peran di sana.